Наука и безопасность
www.pamag.ru








Блог Шаблон

Новость

7 способов защитить вашу бухгалтерию от ошибок

07.06.2022 <<Назад

Сегодня для бухгалтерии жизненно необходимо внедрить систему документооборота и автоматизации документооборота. Этим организациям либо не хватает цифровой системы, либо они не используют весь потенциал своего решения по управлению документами.

Семь общих общих проблем, которые решаются в цифровом управлении документами

  1. Отсутствие скидок за досрочную оплату: продавцы часто предлагают скидки за досрочную оплату (или дополнительные сборы за просрочку платежа, что равнозначно). Медленная и неэффективная обработка счетов затрудняет отслеживание этих скидок и соблюдение их сроков. Решение для управления документами позволяет внедрить рабочие процессы и автоматические уведомления, которые помогут вам определить приоритеты платежей и получить эти скидки.
  2. Использование ручного ввода данных: если вы используете бумажные процессы или плохо интегрированную систему учета, ваши сотрудники тратят большую часть своего времени на ручной ввод данных, который является дорогостоящим и увеличивает вероятность человеческой ошибки. Интеграция вашего бухгалтерского программного обеспечения и вашей системы управления документами снижает потребность в ручном вводе данных. Например, если у вас уже есть данные счета-фактуры и заказа на поставку в вашем бухгалтерском программном обеспечении, нет необходимости повторно вводить их в вашей системе управления документами. Вы сможете интегрировать системы и автоматически обмениваться соответствующей информацией. Ваша организация также может использовать для обработки счетов такое решение, как DocuWare Intelligent Indexing. Он использует технологию машинного обучения для запоминания каждого документа и ваших исправлений индексации, поэтому каждый захват увеличивает скорость, точность и надежность инструмента.
  3. Неопределенные или недокументированные бизнес-процессы: во многих бухгалтериях некоторые процессы существуют только в головах определенных сотрудников. Это делает ваш отдел зависимым от конкретных людей. Трудно гарантировать, что всегда соблюдаются правильные процессы. Когда вы настраиваете процессы и рабочие процессы в системе управления цифровыми документами, правильный процесс выполняется автоматически. Благодаря журналу аудита и отслеживанию таких действий, как утверждения, вы гарантируете, что счета и другие документы, зависящие от процесса, соответствуют предписанным передовым методам ведения бизнеса.
  4. Низкая прозрачность процессов кредиторской задолженности: если вы не знаете, когда должны быть выставлены счета, трудно предсказать ваши потребности в денежных потоках. Но когда вы используете центральный репозиторий для хранения всех ваших бухгалтерских документов, а также сообщений клиентов и поставщиков, вы можете использовать инструменты в своем решении для управления документами, чтобы обеспечить прозрачность.
  5. Не готовиться к аудиту: в случае аудита вы не хотите, чтобы ваша бухгалтерская команда тратила недели или месяцы на сбор и организацию ваших файлов. В бумажной системе сотрудники извлекают отдельные файлы и документы из картотеки и делают ксерокопии. Система электронного документооборота помогает сэкономить огромное количество времени в этом плане. Ваши документы организованы в защищенной системе, которая упрощает быстрый экспорт или обмен нужными файлами с аудиторами.
  6. Нет плана аварийного восстановления: если вы храните свои бухгалтерские документы на бумаге в одном месте, вы рискуете безвозвратной потерей в случае стихийных бедствий и других бедствий. Благодаря автоматизированной системе управления финансовыми записями можно просто и недорого хранить избыточные копии важной бизнес-информации в разных местах. Если вы выберете облачную систему, процесс будет еще проще. Ваш поставщик решений несет ответственность за создание безопасных резервных копий системы.
  7. Если вы думаете, что решение для управления документами и автоматизированного рабочего процесса не входит в ваш бюджет: внедрение решения для управления документами значительно повлияет на эффективность вашего бухгалтерского отдела, что приведет к существенному возврату инвестиций.Согласно исследованию Aberdeen Group, наиболее эффективные организации могут обработать средний счет в течение дня при затратах в 3,34 доллара США. В результате они могут получить 90 процентов доступных скидок за раннюю оплату, получая значительную экономию. Средняя организация тратит гораздо больше на каждый счет (6,29 доллара США) и получает только 47 процентов этих скидок. Если вы одна из таких компаний, повышение эффективности управления документами может вдвое сократить время и затраты на обработку счетов.

В конце концов, управление цифровыми документами предлагает вашей бухгалтерской команде несколько преимуществ. На фундаментальном уровне это повышает эффективность бизнес-процессов за счет автоматизации рабочих процессов и надежных инструментов поиска. Управление документами также помогает вам подготовиться к проверкам и обеспечить соблюдение требований с помощью мер безопасности и контрольных журналов, которые доказывают, кто получил доступ к документам и утвердил их.

<<Назад


Партнеры