Блог Шаблон
Новость
7 способов защитить вашу бухгалтерию от ошибок
07.06.2022
<<Назад
Сегодня для бухгалтерии жизненно необходимо внедрить систему документооборота и автоматизации документооборота. Этим организациям либо не хватает цифровой системы, либо они не используют весь потенциал своего решения по управлению документами.
Семь общих общих проблем, которые решаются в цифровом управлении документами
- Отсутствие скидок за досрочную оплату: продавцы часто предлагают скидки за досрочную оплату (или дополнительные сборы за просрочку платежа, что равнозначно). Медленная и неэффективная обработка счетов затрудняет отслеживание этих скидок и соблюдение их сроков. Решение для управления документами позволяет внедрить рабочие процессы и автоматические уведомления, которые помогут вам определить приоритеты платежей и получить эти скидки.
- Использование ручного ввода данных: если вы используете бумажные процессы или плохо интегрированную систему учета, ваши сотрудники тратят большую часть своего времени на ручной ввод данных, который является дорогостоящим и увеличивает вероятность человеческой ошибки. Интеграция вашего бухгалтерского программного обеспечения и вашей системы управления документами снижает потребность в ручном вводе данных. Например, если у вас уже есть данные счета-фактуры и заказа на поставку в вашем бухгалтерском программном обеспечении, нет необходимости повторно вводить их в вашей системе управления документами. Вы сможете интегрировать системы и автоматически обмениваться соответствующей информацией. Ваша организация также может использовать для обработки счетов такое решение, как DocuWare Intelligent Indexing. Он использует технологию машинного обучения для запоминания каждого документа и ваших исправлений индексации, поэтому каждый захват увеличивает скорость, точность и надежность инструмента.
- Неопределенные или недокументированные бизнес-процессы: во многих бухгалтериях некоторые процессы существуют только в головах определенных сотрудников. Это делает ваш отдел зависимым от конкретных людей. Трудно гарантировать, что всегда соблюдаются правильные процессы. Когда вы настраиваете процессы и рабочие процессы в системе управления цифровыми документами, правильный процесс выполняется автоматически. Благодаря журналу аудита и отслеживанию таких действий, как утверждения, вы гарантируете, что счета и другие документы, зависящие от процесса, соответствуют предписанным передовым методам ведения бизнеса.
- Низкая прозрачность процессов кредиторской задолженности: если вы не знаете, когда должны быть выставлены счета, трудно предсказать ваши потребности в денежных потоках. Но когда вы используете центральный репозиторий для хранения всех ваших бухгалтерских документов, а также сообщений клиентов и поставщиков, вы можете использовать инструменты в своем решении для управления документами, чтобы обеспечить прозрачность.
- Не готовиться к аудиту: в случае аудита вы не хотите, чтобы ваша бухгалтерская команда тратила недели или месяцы на сбор и организацию ваших файлов. В бумажной системе сотрудники извлекают отдельные файлы и документы из картотеки и делают ксерокопии. Система электронного документооборота помогает сэкономить огромное количество времени в этом плане. Ваши документы организованы в защищенной системе, которая упрощает быстрый экспорт или обмен нужными файлами с аудиторами.
- Нет плана аварийного восстановления: если вы храните свои бухгалтерские документы на бумаге в одном месте, вы рискуете безвозвратной потерей в случае стихийных бедствий и других бедствий. Благодаря автоматизированной системе управления финансовыми записями можно просто и недорого хранить избыточные копии важной бизнес-информации в разных местах. Если вы выберете облачную систему, процесс будет еще проще. Ваш поставщик решений несет ответственность за создание безопасных резервных копий системы.
- Если вы думаете, что решение для управления документами и автоматизированного рабочего процесса не входит в ваш бюджет: внедрение решения для управления документами значительно повлияет на эффективность вашего бухгалтерского отдела, что приведет к существенному возврату инвестиций.Согласно исследованию Aberdeen Group, наиболее эффективные организации могут обработать средний счет в течение дня при затратах в 3,34 доллара США. В результате они могут получить 90 процентов доступных скидок за раннюю оплату, получая значительную экономию. Средняя организация тратит гораздо больше на каждый счет (6,29 доллара США) и получает только 47 процентов этих скидок. Если вы одна из таких компаний, повышение эффективности управления документами может вдвое сократить время и затраты на обработку счетов.
В конце концов, управление цифровыми документами предлагает вашей бухгалтерской команде несколько преимуществ. На фундаментальном уровне это повышает эффективность бизнес-процессов за счет автоматизации рабочих процессов и надежных инструментов поиска. Управление документами также помогает вам подготовиться к проверкам и обеспечить соблюдение требований с помощью мер безопасности и контрольных журналов, которые доказывают, кто получил доступ к документам и утвердил их.
<<Назад
Партнеры